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如何打造一支说实话的项目团队?

2019.05.15

不“说真话”的后果将异常惨痛,但是,当我们细看组织上下,究竟有多少人在说真话?有多少“真实的谎言”?不说真话会给团队带来困境。


比如项目由于某位团队成员晚了三天才完成,有的项目经理会选择“忽视”。这只是一个小错误。员工会记得这个错误,下次自己会改正的。无须小题大做,否则很有可能打击到员工的积极性,或破坏上下级的关系。另一方面,员工本身也会尽量隐瞒延迟完成的错误,何必把自己的错误提出来受批评呢?




现实就是这样。项目经理与成员往往同时选择“忽视”和“逃避”,如此日积月累,问题似雪球一般越滚越大,直至有一天,当项目经理觉得无法再容忍的时候就会爆发。这时项目经理和团队成员就会如临大敌似地坐下来谈话,找原因,解决问题。


这次谈话一旦处理不好情绪爆发问题,就很有可能引起双方的关系紧张。而即使通过谈话找出了原因也制定了改正方案,往往是短期见效快,但过了一段时间后,等这次问题的阴霾消淡以后,成员依旧恢复到以前的状态。似乎无论项目经理怎么做,结果都是不理想的。


慢慢的,项目经理逾发觉得难以管理那些表现不良的成员,这些人自己不会改进,一旦告诉他们错误所在,他们就会找各种理由搪塞抵制,即使决心改正的也持续不长。




现实里,项目经理自身都非常忙碌,他们根本没时间解决这些绩效问题,因此就开始把重要的任务交给那些表现优异的人,毕竟项目经理需要完成公司下达的项目目标。


然而,这样做有两个不良后果,一是让优异表现的员工觉得不公平,从而打击他们的工作积极性;二是限制了整个团队的产能发展,那部分不被信任的“朽木”从此不会全力对待工作,这就阻碍了团队朝高效能和高专业度的方向发展。



成员为何难以开口说真话


人们说谎的一个原因是怕真相会引起感情上的冲突,特别当真相是坏消息的时候。人类不愿意面对残酷的事实,反而喜欢淡化它。


与其从错误中学习,人们往往选择避免谈论错误。另一个不说真话的原因是当项目经理指出成员的错误后,成员只会改进一阵子,等问题消淡后,他们依旧恢复到以前的行为模式。


既然结果都是无效的,那么何必又要说真话呢?人类的臆测倾向也是说真话的阻碍之一。当人们不知道事实真相的时候,往往喜欢自己填补上缺失的答案。一旦假想或推测出的答案让自己信服,人们就不再问问题去探究事实的真相,于是就因此错失了重要的信息来解决问题。


事实上,即使最有天赋的项目经理也难以处理这样的困境,除非他们掌握了怎样处理这些关键时刻的技能。这就是“管理关键时刻”的价值所在。它将帮人们说真话,使组织氛围更加积极和高效。


管理关键时刻是由两个因素决定的。一是认识到事实结果和期望结果间存在差距,比如报告应该是周一交的,今天已经是周四了。另一个因素是管理者的决定——承认事实还是忽视它。



如何解决:四步法打造说真话的团队


要打造说真话的团队,就必须按管理关键时刻的处理四步法进行与员工或团队面对面沟通:


第一步:承认事实;


第二步:分析情况是如何产生的;


第三步:通过分析,制定下次行动计划;


第四步:建立反馈系统来保证新计划的实施。


这些步骤看起来很常见,然而关键就是怎样把它们融入实践中。每个步骤都十分关键,它们对真正改变行为有重要的作用。


在所有步骤中,最重要和最困难的是第二步。


如果我们了解到成员以前的工作模式,就能知道造成问题的最根本原因所在。他们原先的想法是怎样的?真实吗?他们怎样处理突发事件?他们怎样运用计划和其他资源、系统来实施任务?


第三步是分析之后自然产生的步骤。只要分析原因彻底正确,那么行动计划就能顺理成章地制定。


第四步却是保证成功的关键所在。当电话铃响起,当其它突发情况出现时,刚制定的计划也会被遗忘,因此反馈跟踪系统很重要。


管理关键时刻不是教项目经理怎样去批评成员。反之,它是一个调查工具:你看到我所看到的吗?我看到你所看到的吗?当我们所看到的不一样,我们怎样理解彼此的不同呢?通过管理关键时刻,人们学会怎样说真话,他们发现说真话能带来更好的结果。


组织内将会形成一个共同的对话平台。当项目经理对成员说:“我们需要进行一次管理关键时刻。”成员会立即回答:“好,让我们一起看看事实情况。”大家都把它认定为很重要的事,由此加深彼此间的沟通,提升业绩表现。




从本质上说,管理关键时刻其实是一种领导力模式。通过这个方法,你将成为更高效的领导者。你将对组织产生更重要的影响力,使整体组织养成说真话的文化氛围,从而更团结、更专业、更高效,迸发出更大的能量,同时还可以增强领导影响力。